Chào cả nhà! Hôm nay, mình sẽ chia sẻ với các bạn về quy định cỡ chữ chuẩn trong Word để soạn thảo văn bản hành chính một cách chuyên nghiệp. Đây là một số nguyên tắc và tiêu chuẩn quan trọng giúp bạn tạo ra những tài liệu đẹp và dễ đọc. Cùng mình khám phá nhé!
Phông chữ trình bày văn bản
Việc chọn phông chữ phù hợp giúp văn bản của bạn trở nên dễ đọc và chuyên nghiệp hơn. Trong văn bản hành chính, sử dụng phông chữ Tiếng Việt Times New Roman, bộ mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, và màu chữ đen. Tuy nhiên, cỡ chữ sẽ thay đổi tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản.
Khổ giấy và kiểu trình bày văn bản
Tất cả các loại văn bản hành chính đều sử dụng khổ giấy A4 (210mm x 297mm). Trình bày văn bản theo chiều dài của khổ A4. Tuy nhiên, nếu văn bản có chứa bảng biểu và không được làm thành các phụ lục riêng, bạn có thể trình bày theo chiều rộng.
Định lề trang văn bản
Để văn bản trông gọn gàng và chuyên nghiệp, lề trang được đặt như sau: cách mép trên và mép dưới 20-25mm, cách mép trái 30-35mm, và cách mép phải 15-20mm.
Số trang văn bản
Số trang văn bản được đánh từ số 1, sử dụng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng và được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản. Lưu ý không hiển thị số trang đầu tiên.
Cách trình bày nội dung văn bản
Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ 13-14. Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1cm hoặc 1,27cm. Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt, và khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
Cách ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp. Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau một dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
Số, ký hiệu của văn bản
- Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.
- Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.
- Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
- Lưu ý: Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.
Địa danh và thời gian ban hành văn bản
- Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.
- Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
- Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm sử dụng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.
Cách ký tên, đóng dấu
-
Cách ký tên:
- Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
- Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể, ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp được giao quyền cấp trưởng, ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành, thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
- Trường hợp ký thừa lệnh, ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp ký thừa ủy quyền, ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
-
Cách đóng dấu:
- Đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký.
- Đóng dấu treo: Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Sơ đồ vị trí các thành phần thể thức văn bản
Để giúp các bạn hình dung rõ hơn về vị trí các thành phần thể thức trong văn bản hành chính, mình sẽ chia sẻ sơ đồ bố trí như sau:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Số, ký hiệu của văn bản
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản
5a. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b. Trích yếu nội dung công văn - Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền - Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức
9a, 9b. Nơi nhận
10a. Dấu chỉ độ mật
10b. Dấu chỉ mức độ khẩn - Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
- Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử
Để biết thêm chi tiết về các thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, bạn có thể tìm hiểu tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Ngoài ra, cần lưu ý về các quy tắc viết hoa trong văn bản hành chính, được quy định tại Phụ lục II của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cũng như quy tắc viết tắt tên loại văn bản hành chính, được quy định tại Phụ lục III của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Cả nhà đã hiểu rõ về cỡ chữ chuẩn trong Word để soạn thảo văn bản hành chính chưa? Hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp các bạn trở thành những người viết văn bản chuyên nghiệp và sáng tạo hơn. Đừng quên áp dụng kiến thức này vào công việc và chia sẻ để mọi người cùng biết đến nhé!
Đọc thêm tại: www.lrc-hueuni.edu.vn
